Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Личная карточка работника можно ли вести в электронном виде

Личная карточка работника можно ли вести в электронном виде

Личные карточки: вопросы и ответы

04 июня 2010 в 00:00 2378 Поделиться 0 Поделиться 0 Поделиться 1. Каким документом утверждена личная карточка?

Последняя редакция унифицированной формы Т-2 – личной карточки — утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 (далее – пост.№1).2. Все ли работодатели должны вести карточки Т-2? Требование о ведении карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1).

К работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их вести. Ведение личных карточек является не только обязанностью, но оно может быть и полезным мероприятием. Во-первых, в управленческих целях. Во-вторых, судебной арбитражной практике известны случаи, когда работодатель смог защитить свои интересы, используя личные карточки для доказательства правильного расчета среднесписочной численности работников для исчисления налогов, правомерного вычета из доходов работников и т.д.3.
Во-вторых, судебной арбитражной практике известны случаи, когда работодатель смог защитить свои интересы, используя личные карточки для доказательства правильного расчета среднесписочной численности работников для исчисления налогов, правомерного вычета из доходов работников и т.д.3.

Вправе ли работодатель вести Т-2 в электронном виде, а не на бумажном носителе?

Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе.

Да и работник не сможет расписаться в компьютере. Госкомстат России не указал рекомендуемые форматы бланков, но, как видно, форма личной карточки спроектирована так, что для ее изготовления требуется бумага формата 2А4. А в связи с тем, что карточка Т-2 является документом достаточно длительного использования, то рекомендуется при распечатке использовать плотную бумагу.

4. У нас в компании отдел кадров не производит заполнение карточки Т-2, а поручает это работнику. Насколько это правильно? Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 производит сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии — лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы. Работник не должен вносить какие-либо записи в личную карточку, за исключением своей подписи при заполнении Т-2, когда работника принимают на работу, и при заверении изменений своего трудового статуса.5.

У нас личные карточки на работников, принятых до 2004 года, заполнены по прежней форме, утвержденной Госкомстатом в 2001 году.

На работников, принятых в 2004-2005 годах, личные карточки ведутся по новой форме, утвержденной пост. №1. Должны ли мы переписывать «старые» карточки на работников, принятых до 2004 года, на новые бланки?

Законодатель не разъяснил, как быть работодателям в данном случае. Среди инспекторов Государственной инспекции труда существуют различные мнения.

В частности, на одном из семинаров я слышала мнение инспектора о том, что работодатель должен хранить «старые» карточки, но и заполнить Т-2 по новому образцу на тех же самых работников.

Некоторые инспекторы считают, что на работников, принятых до 2004 года, можно продолжать вести «старые» карточки, а на работников, принятых в 2004-2005 годах, заводить карточки Т-2, утвержденные пост. №1. Среди кадровиков и юристов также нет единого мнения по настоящему вопросу.

В этой связи мы рекомендуем Вам сделать официальный запрос в местную государственную инспекцию и получить официальный ответ, чтобы в случае проводимой ими у Вас проверки было чем защитить свою позицию.6.

На основании каких документов должно осуществляться заполнение Т-2 при приеме на работу?
Согласно Указаниям Госкомстата личные карточки заполняются при приеме работника на работу на основании следующих документов:

  1. сведений, сообщенных о себе работником.
  2. трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
  3. трудового договора, заключенного с работником;
  4. приказа (распоряжения) о приеме работника на работу;
  5. страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  6. документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  7. паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  8. документов воинского учета — при приеме на работу военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации работодатель вправе требовать предъявления дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, ), иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ст. 65). Поэтому незаконны могут быть требования отдела кадров к работнику о предоставлении свидетельства о присвоении ИНН, справок, характеристик и т.п.7.

65). Поэтому незаконны могут быть требования отдела кадров к работнику о предоставлении свидетельства о присвоении ИНН, справок, характеристик и т.п.7.

Когда именно должна заводиться Т-2 на работника?

Законом не предусмотрено, в какой конкретно срок должна заводиться личная карточка.

Рекомендуется заводить Т-2 сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.8.

Сколько лет должны храниться личные карточки?

75 летИсточник: электронная база данных «»

Увеличение зарплаты в личной карточке отражается не всегда

Тамара Конева, г.

Москва Приказом руководителя были повышены на 20% оклады тем сотрудникам, которые проработали в нашей фирме более 10 лет. Надо ли как-то фиксировать это в их личных карточках? : В личной карточке графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.» содержится в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу».

И заполняется эта графа, соответственно, только на основании приказов о приеме на работу либо о переводе на другую работу (далее — Указания). Если же работники, которым были повышены оклады, остались в прежних структурных подразделениях и на прежних должностях, то указывать их новые оклады в личных карточках не нужно.

Профессиональная переподготовка

Иногда работодатели переучивают за свой счет нужного им сотрудника, давая ему дополнительную квалификацию.

В табличной форме вносятся сведения:

  1. о профессии, полученной сотрудником;
  2. о периоде переподготовки (даты);
  3. номер приказа о направлении на переподготовку.
  4. номер и дата выдачи документа о прохождении;

Как заполнять личную карточку Т-2. Можно ли делать это карандашом

Работодатель обратился на портал Роструда «Онлайнинспекция.рф» с вопросом по заполнению личной карточки Т-2.

Рассказываем, что трудинспекторы: 1) Приклеивать на карточку фотографию сотрудника не обязательно. 2) Коды в карточке проставлять не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. 3) Если при временном переводе вносится запись о переводе в раздел 3 формы Т-2, то не нужно знакомить работника с внесенной записью, поскольку запись о временном переводе не вносится в трудовую книжку.

3) Если при временном переводе вносится запись о переводе в раздел 3 формы Т-2, то не нужно знакомить работника с внесенной записью, поскольку запись о временном переводе не вносится в трудовую книжку. Кроме того, работодателя интересовал вопрос, можно ли некоторые записи в карточке делать простым карандашом.

Ведь в процессе работы у сотрудника может поменяться семейное положение, реквизиты паспорта и т.д.

Вот что ответил Роструд: Законодательство не содержит определенных требований к заполнению личной карточки формы Т-2, кроме требований, что раздел II личных карточек военнообязанных граждан и призывников заполняется только вручную, записи производятся чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного и синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов — простым карандашом. Кроме того, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. В остальной части негосударственные организации вправе самостоятельно разработать порядок заполнения личной карточки.

Добавим, на нашем форуме недавно также заполнения личных карточек. Бухгалтеры пытаются облегчить себе процесс заполнения этого документа, максимально автоматизировав его.

Коллеги делятся лайфхаками, как вести карточку в 1С, и при этом иметь на ней живые подписи сотрудников, датированные нужным числом. Думаю, как оптимизировать ведение карточек, чтобы не вести всё вручную. Рассматриваю ещё один вариант — печатать при приеме 1-3 стр, подписывать, а при увольнении распечатывать уже последнюю страницу.

Поделитесь, как вы ведёте учёт и хранение. — спрашивает инициатор дискуссии с ником id19080557 Кто-то распечатывает из 1С всю карточку сразу при приеме сотрудника, а уже остальные записи в процессе работы делает вручную.

Однако некоторые бухгалтеры, которые выполняют и роль кадровиков, поступают хитрее. Первые два листа при приеме печатаю, остальные при увольнениии. Ну и дату можно поменять, если в 1с не получается, то эксель или ворд сохранить предварительно— делится лафхаком Январь Напомним, Минтруд разработал в порядок ведения и хранения трудовых книжек, согласно которым знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью будет не нужно.

Ну и дату можно поменять, если в 1с не получается, то эксель или ворд сохранить предварительно— делится лафхаком Январь Напомним, Минтруд разработал в порядок ведения и хранения трудовых книжек, согласно которым знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью будет не нужно.

Однако пока этот проект не принят. А как вы заполняете форум Т-2?

Приглашаем вас принять участие в опросе.

Источник: «» Рубрика: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

Так заполняем личную карточку Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву. В пятом пункте указываются сведения из приписного:

  1. Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
  2. Г (временно не годные к военной службе);
  3. А (годные к военной службе);
  4. В (ограниченно годные к военной службе);
  5. Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение граф такое же, как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Документы для заполнения личной карточки

Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов:

  1. трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
  2. страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  3. документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  4. приказа (распоряжения) о приеме на работу;
  5. документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
  6. паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

Личные карточки в электронном виде вести нельзя

Поделиться Твитнуть Pin Отпр.

по эл. почте SMS Сейчас все больше документов переводят в электронный формат.

С 2020 года появятся уже и электронные трудовые книжки. В связи с этим многие работодатели хотят и у себя в организациях оптимизировать кадровый документооборот и перевести по максимуму все в цифровой формат.

Вот только спешить тут не надо – можно получить штрафы за такую «оптимизацию». Не так давно на официальном портале онлайнинспекция.рф Роструд дал разъяснения по поводу ведения личных карточек работников (форма Т-2) в электронной форме.

В вопросе организация уточняла, можно ли вести карточки исключительно в электронной форме, распечатывая их для подписи работникам только при увольнении. При этом работодатель предполагал все сделать официально – закрепить такой порядок в локальном нормативном акте (далее – ЛНА). Несомненно, такой вариант очень удобен – не надо держать большое количество бумажной документации, вносить записи от руки, подклеивать и подшивать странички, когда какой-то раздел оказывается заполненным.

Многие организации так и поступают, не спрашивая совета Роструда. И зря так делают. Роструд однозначно высказался против подобного положения дел и пригрозил штрафами за подобные вещи.

Дело в том, что Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, говорят о том, что работник должен расписываться в карточке Т-2 каждый раз, когда вносятся записи в трудовую книжку.

Именно поэтому возможно только первичное заполнение личной карточки на компьютере, после чего ее необходимо распечатать, прошить и далее хранить и вести уже в бумажном варианте, не забывая давать на подпись сотруднику.

Какие штрафы могут быть в случае нарушения? Тут будет ответственность по п.

1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Этой нормой предусмотрены штрафы на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30000 до 50000 рублей. Надо признать, некоторые работодатели вообще не понимают назначение карточки Т-2 и не ведут их на своих сотрудников.

Это тоже нарушение, и за него можно получить такие же штрафы. Личная карточка на каждого работника – это обязательный документ.

В нее заносятся сведения о работнике – данные паспорта, документов об образовании, ИНН и СНИЛС, отдельные моменты из трудового договора и т.д. Да, с одной стороны ряд данных, графы для которых предусмотрены в карточке, сейчас заполнять не стоит – сведения о личной жизни, о родственниках – это избыточные персональные данные, за которые можно уже получить штрафы от Роскомнадзора.

Зато все остальные графы, заполненные в соответствии с требованиями, сформируют очень удобный документ, в котором будут собраны все сведения о работнике.

Кстати, все данные документов работника необходимо вносить именно в карточку Т-2, а не делать ксерокопии.

Ксерокопии, как уже неоднократно упоминал Роскомнадзор, делать и хранить нельзя.

Данные документов вы вносите в личную карточку из оригиналов, а потом их возвращаете работнику.

При необходимости что-то уточнить он принесет вам их еще раз. Таким образом, вести карточки Т-2 на работников обязан каждый работодатель.

Вести их необходимо именно в бумажном виде, не забывая своевременно давать на подпись сотруднику.

Кроме этого, именно в этом документе концентрируется вся информация о работнике, полностью исключая из кадрового документооборота ксерокопии личных документов.

Как быть, если строк для внесения записей недостаточно

В этом случае разрешается включить в форму № Т-2 дополнительные строки. Согласно постановлению Госкомстата России от 24.03.99 № 20

«Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»

форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Пример. Работник владеет тремя языками, а в форме № Т-2 для внесения информации об этом предусмотрено только две строки. Как внести сведения о владении третьим языком? В такой ситуации компания вправе добавить в пункт 5 «Знание иностранного языка» дополнительную строку к имеющимся в форме № Т-2 двум строкам.

личная карточка Т-2

В личной карточке работника Т-2 закончилось свободное место для внесения изменений паспортных данных и адреса места жительства.

Как поступить? Ответ на этот вопрос дал Роструд на портале . Уточняется, что в случае, когда в личной карточке работника закончился один из разделов, такую карточку можно дополнить новой страницей с соответствующим разделом. Ведение личных карточек работников в электронном виде невозможно.

Об этом сообщает Роструд на портале .

Дело в том, что работодатель обязан с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении ознакомить работника под роспись в его личной карточке.

Это следует из Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Роструд предупреждает, что за ведение личных карточек в электронной форме работодатель может быть привлечен к административной ответственности. Напомним, ранее Минтруд подготовил , которые касаются бумажных трудовых книжек.

Новый Приказ Минтруда после его принятия заменить собой вышеназванное постановление Правительства. Проект отменяет обязанность работодателя при каждой записи в трудовой собирать подписи сотрудников в личных карточках.

Добавим, на нашем сайте прошел , в ходе которого мы выяснили, что большинство бухгалтеров заполняют личную карточку Т-2 в программе, и распечатывают ее либо при увольнении, либо при приеме сотрудника.

Большинство бухгалтеров заполняют личную карточку Т-2 в программе, и распечатывают ее либо при увольнении, либо при приеме сотрудника. Это мы выяснили в ходе на нашем сайте. Между тем кадровики задали вопрос Роструду про заполнение личных карточек.

Речь шла о «полуавтоматическом» способе, когда Т-2 формируется в программе, распечатывается при приеме сотрудника, а в процессе трудовой деятельности в нее вписывать данные от руки шариковой ручкой: переводы, оформленный отпуск и т.д.

Роструд , что с 1 января 2013 г.

формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем если вы их применяете, то вы можете вести личные карточки работников в электронном виде, а для проставления подписей — их распечатывать или вести личные карточки работников частично при помощи компьютера, а частично рукописно. Еще один вопрос касался обязанности составления карточки Т-2 на внутреннего совместителя.

Роструд ответил, что на такого работника нужна отдельная , поскольку внутренний совместитель принимается на работу по отдельному трудовому договору (трудовому договору по совместительству) и является работником наравне с работниками, которые приняты по основному Работодатель обратился на портал Роструда «Онлайнинспекция.рф» с вопросом по заполнению личной карточки Т-2. Рассказываем, что трудинспекторы: 1) Приклеивать на карточку фотографию сотрудника не обязательно.

2) Коды в карточке проставлять не обязательно. Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. 3) Если при временном переводе вносится запись о переводе в раздел 3 формы Т-2, то не нужно знакомить работника с внесенной записью, поскольку запись о временном переводе не вносится в трудовую книжку.

Кроме того, работодателя интересовал вопрос, можно ли некоторые записи в карточке делать простым карандашом. Ведь в процессе работы у сотрудника может поменяться семейное положение, реквизиты паспорта и т.д. Вот что ответил Роструд: Законодательство не содержит определенных требований к заполнению личной карточки формы Т-2, кроме требований, что раздел II личных карточек военнообязанных граждан и призывников заполняется только вручную, записи производятся чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного и синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов — простым карандашом.

Кроме того, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. В остальной части негосударственные организации вправе самостоятельно разработать порядок заполнения личной карточки.

Добавим, на нашем форуме недавно также заполнения личных карточек. Бухгалтеры пытаются облегчить себе процесс заполнения этого документа, максимально автоматизировав его.

Коллеги делятся лайфхаками, как вести карточку в 1С, и при этом иметь на ней живые подписи сотрудников, датированные нужным числом. Думаю, как оптимизировать ведение карточек, чтобы не вести всё вручную.

Рассматриваю ещё один вариант — печатать при приеме 1-3 стр, подписывать, а при увольнении распечатывать уже последнюю страницу. Поделитесь, как вы ведёте учёт и хранение.

— спрашивает инициатор дискуссии с ником id19080557 Кто-то распечатывает из 1С всю карточку сразу при приеме сотрудника, а уже остальные записи в процессе работы делает вручную. Однако некоторые бухгалтеры, которые выполняют и роль кадровиков, поступают хитрее.

Первые два листа при приеме печатаю, остальные при увольнениии. Ну и дату можно поменять, если в 1с не получается, то эксель или ворд сохранить предварительно— делится лафхаком Январь Напомним, Минтруд разработал в порядок ведения и хранения трудовых книжек, согласно которым знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью будет не нужно.

Однако пока этот проект не принят.

А как вы заполняете форум Т-2? Приглашаем вас принять участие в опросе. Накануне Минтруд выложил текст ведения и хранения трудовых книжек.

По сравнению с ныне действующим порядком произошли некоторые изменения.

Так, например, из нового Порядка полностью исключена норма о необходимости знакомить сотрудника с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении под роспись в его личной карточке. Более того, повторять в личной карточке запись, внесенную в трудовую книжку, больше не нужно. При увольнении сотрудник должен будет расписаться в книге учета движения трудовых книжек, тогда как сейчас еще требуется подпись в личной карточке.

По-другому будут заверяться приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сейчас они должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. По новому порядку вместо сургучной печати будет применяться печать организации либо кадровой службы организации (при наличии печати).

Медицинский университет в Самаре был привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства по ч.1ст. 5.27 КоАП. Как в Самарской области, в ходе проведенной проверки в отношении ФГБОУ ВПО «СамГМУ» установлено, что в нарушение п.

12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.054.2003 № 225, работодатель не знакомил работника с каждой вносимой записью о выполняемой работе в личной карточке формы Т-2 под роспись.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+