Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Предпринимательское право - Оформление приказов в ип

Оформление приказов в ип

Оформление приказов в ип

Обязательные реквизиты для документа

Приказ ИП о приеме на работу сотрудника должен быть оформлен с учетом следующих обязательных реквизитов:

  1. ФИО работника;
  2. полная информация об ИП (ФИО, адрес регистрации, код ИНН, контрактные данные);
  3. дата и номер приказа;
  4. номер и дата трудового договора, на основании которого осуществляется прием на работу.
  5. дата приема на работу;
  6. должность, на которую принимается сотрудник;

Вышеуказанная информация должна быть обязательно указана в приказе, вне зависимости от того, использует ИП унифицированную форму Т-1 или нет.В общем порядке приказ считается вступившим в силу после подписания документа ИП. Если в приказе указана дата вступления в действие, и она позже даты подписания приказа ИП, то эта дата и является моментом вступления приказа в силу. Приказ признается действительным только в случае, если с его текстом ознакомлен и согласен работник (подпись сотрудника в графе «Ознакомлен и согласен»).

Кадровый документооборот предпринимателя

После того как индивидуальных предпринимателей-работодателей приравняли в трудовых отношениях к организациям, у предпринимателей появилась обязанность вести кадровую документацию в полном объеме (составлять локальные нормативные акты, оформлять трудовые книжки работников и прочее).Конечно, выполнение новых требований Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) и принятых в соответствии с ним нормативных актов (которые будут рассмотрены ниже) потребует от предпринимателя дополнительного времени и внимания. Тем не менее сложившееся после принятия поправок положение дел ему во многом выгодно.

Во-первых, он сможет юридически грамотно выстроить взаимоотношения с персоналом.

Во-вторых, предприниматель минимизирует риски по трудовым спорам. В-третьих, кадровые документы интересуют различные проверяющие инстанции (трудовую инспекцию, МВД, налоговиков). Поэтому просто необходимо вести их правильно.

Обязательный переченьПолный состав кадровой документации, которая должна быть в наличии у индивидуального предпринимателя, определить достаточно сложно.

Как и в случае, когда работодателем является юридическое лицо, окончательный перечень кадровых документов зависит от многих факторов: сферы ­деятельности, местности, условий труда и даже от желания самого работодателя.При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов прямо определена в ТК РФ.

Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые книжки – статьей 66, создать Правила внутреннего трудового распорядка – статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например, Положением о персональных данных (Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных») или Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225).К документам, которые обязательно должны быть в наличии ­у предпринимателя, можно отнести:

  • Штатное расписание.
  • Трудовые книжки работников.
  • Инструкции по охране труда.
  • Табель учета рабочего времени.
  • Книгу учета выдачи бланков трудовых книжек.
  • Журналы регистрации приказов.
  • Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Личные карточки работников.
  • Журналы регистрации выданных справок работникам.
  • Положение о защите персональных данных работников.
  • Журналы учета прохождения инструктажа по охране труда.
  • Приказы по основной деятельности.
  • Приказы по личному составу.
  • График отпусков.
  • Трудовые договоры с работниками.

Но данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе установления трудовых отношений у предпринимателя-работодателя может возникать обязанность оформления иных документов, например, свидетельства государственного пенсионного страхования для работника, поступающего на работу впервые.Ведение ряда кадровых документов может стать для ­предпринимателей обязательным. К таким документам можно отнести:

  • График сменности работников (если работа носит сменный характер).
  • Должностные инструкции работников (в случае если индивидуальный предприниматель предпочел по каким-то причинам четко не прописывать в трудовом договоре обязанности работника, ­а сделал в нем ссылку на соответствующую должностную инструкцию).
  • Положение об охране коммерческой тайны (когда в трудовом договоре прописана обязанность работника по хранению коммерческой тайны).
  • Положение о премировании (когда вознаграждение работников за работу складывается не только из зарплаты, но и из премий).
  • Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у предпринимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).
  • Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если рабочий день сотрудников предпринимателя не нормирован).

ОформлениеПредприниматели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме – в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют.Важнейшим документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых документов, является постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.

№ 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

. Данным по­становлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Они входят ­в Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД)1 .Таблица 1.

Полный перечень документов, входящих в УСПУД Код формыНомер формыНаименование формыПо учету кадров 0301001Т-1Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу0301015Т-1аПриказ (распоряжение) о приеме работников на работу0301002Т-2Личная карточка работника0301016Т-2 ГСЛичная карточка государственного служащего0301017Т-3Штатное расписание0301003Т-4Учетная карточка научного, научно-педагогического работника0301004Т-5Приказ (распоряжение) о переводе работника другую работу0301018Т-5аПриказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу0301005Т-6Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику0301019Т-6аПриказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам0301020Т-7График отпусков0301006Т-8Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником0301021Т-8аПриказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками0301022Т-9Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку0301023Т-9аПриказ (распоряжение) о направлении работников в командировку0301024Т-10Командировочное удостоверение0301025Т-10аСлужебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении0301026 Т-11Приказ (распоряжение) о поощрении работника0301027Т-11аПриказ (распоряжение) о поощрении работниковПо учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда0301007Т-12Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы0301008Т-13Табель учета использования рабочего времени0301009Т-49 Расчетно-платежная ведомость0301010Т-51Расчетная ведомость0301011Т-53Платежная ведомость0301050Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей0301012Т-54Лицевой счет0301013Т-54аЛицевой счет (СВТ)0301051Т-60Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику0301052Т-61Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником0301053Т-73Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работыПеречисленные унифицированные формы, согласно постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ.

Они были приняты еще до того момента, когда ТК РФ приравнял индивидуальных предпринимателей к юридическим лицам.

Иначе говоря, раньше обязанность применять унифицированные формы напрямую распространялась только на организации, а предприниматель мог их игнорировать ­и оформлять кадровые документы в произвольной форме.Однако даже до принятия поправок в ТК РФ многие дальновидные предприниматели, прежде всего те, которые не применяли упрощенку, использовали унифицированные формы, указанные в УСПУД. Причиной такого их решения был пункт 9 приказа Минфина России и МНС России от 13 августа 2002 г.

№ 86н/БГ-3-04/430

«Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей»

, согласно которому выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, должно подтверждаться первичными учетными документами.

Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения, увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету документов.

А эти документы в подлинниках, в свою очередь, принимаются к учету только в том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономразвития РФ. Составляя приказ в произвольной форме, предприниматель не нарушит трудовое законодательство и права работников, если в этом документе будут все необходимые реквизиты, распоряжения будут сформулированы правильно и полно, а работник в установленные сроки будет ознакомлен с приказом (распоряжением).

Однако будет грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. И чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем придумывать свою собственную.Единственная проблема, с которой сталкиваются (и будут сталкиваться) индивидуальные предприниматели, решившие использовать унифицированные формы для оформления своей кадровой документации, заключается в следующем.

И чтобы избежать проблем с налоговой инспекцией, лучше использовать унифицированную форму, чем придумывать свою собственную.Единственная проблема, с которой сталкиваются (и будут сталкиваться) индивидуальные предприниматели, решившие использовать унифицированные формы для оформления своей кадровой документации, заключается в следующем.

Все унифицированные формы разработаны под организации, то есть они имеют реквизит «Наименование организации», но ни у одной нет реквизитов «Наименование организации или индивидуального предпринимателя» либо имеется только «Наименование индивидуального предпринимателя». Однако предприниматель может легко доработать эти формы «под себя».Согласно постановлению Госкомстата России от 24 марта 1999 г.

№ 20 в утвержденные унифицированные формы организация при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. Конечно, в постановлении речь идет об организациях, однако представляется допустимым в данном случае, системно истолковав правовые нормы с учетом последних поправок в ТК РФ, признать, что предприниматель, использующий унифицированные формы, также может внести в них необходимые изменения.

При доработке важно соблюдать два правила:1.

При внесении изменений не удалять «родные» реквизиты той формы, которая была взята за основу (включая код, номер формы, ­наименование документа). В этом случае заголовочная часть каждой унифицированной формы, применяемой предпринимателем, будет выглядеть следующим образом:2.

Внесенные изменения оформить соответствующим приказом. ­Образец приказа приводится в Примере 1.Отметим, что унифицированные формы документов, несмотря на их количество, не в полной степени охватывают документирование многочисленных кадровых ситуаций.

Многие важные и достаточно типичные моменты, возникающие в процессе документирования трудовых отношений, не нашли своего отражения в УСПУД. Поэтому в случае, когда необходимо оформить приказ, а унифицированной формы для него нет, приказ оформляется в обычной, «текстовой», форме по правилам другой унифицированной системы документации – Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) .
Поэтому в случае, когда необходимо оформить приказ, а унифицированной формы для него нет, приказ оформляется в обычной, «текстовой», форме по правилам другой унифицированной системы документации – Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) .

Подробно правила составления приказов по УСОРД и УСПУД, равно как и оформления всех иных необходимых документов в сфере кадрового документооборота, будут описаны в следующих номерах журнала.Пример 1Ответственность за ведение и сохранность кадровой документацииНаш опыт работы свидетельствует, что некоторые предприниматели недооценивают важность соблюдения норм трудового законодательства и требований к ведению кадрового документооборота. Между тем следует отметить, что установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений.

Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, ­административной и даже уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ).Недопустимыми являются как отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии, так и ее ведение с нарушениями требований ТК РФ, Инструкции по ведению трудовых книжек, других законов и подзаконных актов.

Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

То есть если предприниматель, например, не заключает трудовые договоры с работниками или не ведет трудовые книжки, то на него может быть наложен штраф в размере до 5 000 руб.

или его деятельность может быть приостановлена на срок до девяноста суток (ст. 5.27 КоАП РФ). В ряде случаев ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников.

За это предприниматель будет привлечен как к административной ответственности по указанной статье, так и к материальной ответственности – в случае, если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.Статья 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов – трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.). За это предпринимателю грозит штраф до пятисот рублей.Наконец, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст.

90 ТК РФ).Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируется Госархивом РФ и Роструд­инспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки. Можно с уверенностью сказать, что в связи с указанными в начале статьи поправками, введенными в ТК РФ, в скором времени проверяющие зачастят с визитами к предпринимателям.Итак, подведем предварительные итоги:

  • После поправок, внесенных в ТК РФ и введенных в действие с октября 2006 г., предприниматели обязаны вести кадровую документацию в том же объеме, в котором это делают юридические лица.
  • Существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии у предпринимателя. Наличие этих документов прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными ­федеральными законами.
  • За отсутствие, неправильное ведение и/или хранение кадровых документов индивидуальный предприниматель может быть привлечен к гражданско-правовой, материальной, административной и даже уголовной ответственности в соответствии с действующим ­законодательством РФ.

1 Унифицированная система документации – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.2 Требования по оформлению документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, регламентируются ГОСТом Р 6.30-2003.

Источник: Журнал Рубрика: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера.

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  1. срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  2. большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации. Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции. В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Распорядительная часть

Начало этой части – фраза «приказываю».

После этого нужно зафиксировать свои распоряжения.

Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Какие документы должен вести индивидуальный предприниматель

Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами».

Полный список кадровых документов Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации.

Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ.

Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.Итак, перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права.

Ведение трудовых книжек у ИП

При оформлении нового сотрудника индивидуальный предприниматель должен в соответствии с трудовым законодательством издать приказ о приеме на работу и занести запись в трудовую книжку.Оформление трудовой книжки производится в соответствии с установленными нормативными актами.

У принимаемого работника она может иметься на руках или отсутствовать, если он принимается на работу впервые. ИП обязан завести трудовую книжку, если она отсутствует, и внести соответствующую запись о приеме на работу.Обязанность ведения кадрового учета ИП, в частности, ведения трудовых книжек, возникла с внесением поправок в ТК РФ сравнительно недавно.

ИП обязан завести трудовую книжку, если она отсутствует, и внести соответствующую запись о приеме на работу.Обязанность ведения кадрового учета ИП, в частности, ведения трудовых книжек, возникла с внесением поправок в ТК РФ сравнительно недавно. До этого момента сотрудники, работающие у ИП, были несколько ущемлены в своих правах.Теперь трудовая книжка для работающих, стала документом, подтверждающим трудовую деятельность в этот период.ИП как работодатель считается ответственным за ведение трудовых книжек, организацию их хранения и учета.

Новая трудовая книжка заводится ИП на основании письменного заявления работника, где он указывает причину отсутствия трудовой книжки.

Кадровая документация индивидуального предпринимателя

Вы здесь Опубликовано 2010-07-20 23:45 пользователем HRTrud «Отдел кадров коммерческой организации», 2010, N 3 Трудовые отношения подлежат документированию.

Причем обязанность по составлению и ведению документации лежит не только на работодателях-организациях, но и на работодателях — индивидуальных предпринимателях. В организациях для этого создаются отделы (например, отдел кадров или отдел по работе с персоналом) или просто вводятся должности (например, менеджера по персоналу). А вот индивидуальные предприниматели в большинстве своем не придают значения составлению кадровых документов или составляют их, но с существенными нарушениями установленных требований.

В результате нередки административные штрафы, наложенные инспекторами ГИТ при проведении контрольно-надзорных мероприятий. В данной статье поможем разобраться работодателям — индивидуальным предпринимателям с составом кадровой документации, правилами ее создания, ведения и хранения. Нормативное регулирование Самым важным документом, устанавливающим необходимость документирования трудовых отношений, является Трудовой кодекс.

В частности, ст. 67 ТК РФ обязывает заключить трудовой договор в письменной форме, ст. 66 ТК РФ требует вести на каждого работника трудовую книжку, ряд статей говорит о необходимости издания приказов (ст.

ст. 68, 84.1, 193 и др.). Для издания приказов работодателю — индивидуальному предпринимателю следует пользоваться Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате»

(далее — Постановление N 1). Существует мнение, что раз в п. 2 данного документа ничего не говорится об индивидуальных предпринимателях (только об организациях), то и применять его не стоит.

Мы бы поспорили с данным мнением. Постановление принято в 2004 г., а изменения в ТК РФ, внесенные Федеральным законом N 90-ФЗ , распространили общие нормы трудового законодательства и на индивидуальных предпринимателей.

В частности, с 2006 г. индивидуальный предприниматель должен вести трудовые книжки и оформлять многие кадровые документы, о которых раньше он и не думал (например, правила внутреннего трудового распорядка или график отпусков).

Поэтому мы рекомендуем пользоваться данным Постановлением, тем самым облегчить себе жизнь и не ломать голову, как издать тот или иной приказ. ——————————— Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ

«О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации»

. Например, в Постановлении N 1 предприниматель найдет формы приказов: — о приеме на работу (N N Т-1, Т-1а); — о переводе на другую работу (N N Т-5, Т-5а); — о предоставлении отпуска (N N Т-6, Т-6а); — о направлении в командировку (N N Т-9, Т-9а); — о поощрении (N N Т-11, Т-11а); — о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) (N N Т-8, Т-8а).

Кроме этого, данным Постановлением необходимо пользоваться, составляя штатное расписание, график отпусков, оформляя направление работника в командировку и заполняя личную карточку. Для заполнения трудовых книжек стоит обратиться к Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225) и Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).

На основании Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 N 687

«Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»

индивидуальный предприниматель будет обрабатывать персональные данные своих сотрудников. Возможно, пригодится и Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне», чтобы определить перечень данных, составляющих коммерческую тайну, и список сотрудников, ответственных за доступ к ней. Кроме вышеназванных нормативных актов, можно пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000.

Локальные нормативные акты Раньше локальные акты разрабатывались и принимались только работодателями — юридическими лицами. Но с 2006 г. индивидуальные предприниматели как работодатели в целях организации труда, управления персоналом могут принимать локальные акты тоже.

Давайте определим, что же такое локальный нормативный акт. Статья 8 ТК РФ говорит, что работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее — локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. При этом в некоторых случаях принятия локального нормативного акта работодатель должен учитывать мнение представительного органа работников, а в некоторых — согласовывать с ним.

Статья 12 ТК РФ устанавливает правила вступления в силу локальных актов работодателя.

В частности, сказано, что локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи: — с истечением срока действия; — с отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; — со вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленными локальным нормативным актом). Состав кадровой документации Все документы, которые регулируют трудовые отношения у индивидуального предпринимателя, можно поделить на несколько групп.

К одной из них относятся как раз Локальные нормативные акты.

Назовем их: — правила внутреннего трудового распорядка (ст.

ст. 56, 189 ТК РФ); — коллективный договор (гл.

7 ТК РФ); — положение о защите персональных данных работников (ст.

ст. 86 — 88 ТК РФ); — положение об оплате труда; — некоторые другие положения (например, о структурных подразделениях); — должностные инструкции (в ТК РФ не содержится упоминания о данном документе, но без него невозможно проведение аттестации работников (иначе увольнение в связи с неудовлетворительным результатом испытания будет признано незаконным), прием по конкурсу (для обоснования предпочтения того или иного кандидата); — положение и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ). С данными документами перед заключением трудового договора индивидуальный предприниматель в силу ст. 68 ТК РФ должен ознакомить работника под роспись и зафиксировать это.

Все работодатели делают это по-разному, некоторые на последней странице трудового договора просят работника написать:

«До подписания трудового договора с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными актами ознакомлен»

. Считаем, что данный вариант не совсем корректен, так как работник в любое время скажет, что никто ему никаких документов для ознакомления не давал. Поэтому рекомендуем к каждому локальному акту сделать лист ознакомления, в котором после прочтения работник будет ставить свою подпись.

Следующая группа кадровых документов — Организационные документы. В данную группу в основном относятся всевозможные журналы (учета или регистрации) и некоторые другие документы: — журнал учета трудовых договоров (необходим для упорядочения информации о вновь принятых работниках); — журнал учета приказов по личному составу (необходим для правильной нумерации кадровых приказов. Если численность работников предпринимателя небольшая, можно завести один журнал, если же значительная — рекомендуем для каждого вида приказов вести отдельный журнал); — журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (необходимо вести в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н

«Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»

.

Этим же Приказом утверждены формы названных журналов); Обратите внимание! Все журналы нужно прошнуровать, пронумеровать и скрепить подписью предпринимателя. — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (необходима в силу Постановления N 225.

Поможет при разрешении трудовых споров, связанных с увольнением и выдачей трудовой книжки в последний рабочий день); — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (необходима для отражения всех операций, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серийного номера документов); — табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ведется в силу ст.

91 ТК РФ для учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником); — штатное расписание (необходимо в силу ст.

57 ТК РФ, а также для закрепления штатной структуры и размера оплаты труда по каждой должности); — график отпусков (необходимо вести в силу ст.

123 ТК РФ для установления очередности предоставления оплачиваемых отпусков); — график сменности (при наличии у индивидуального предпринимателя сменного режима работы (ст. 103 ТК РФ)). ——————————— Форма книги утв.

Постановлением N 69. Там же. Форма N N Т-12 или Т-13, утв.

Постановлением N 1. Форма N Т-3, утв. Постановлением N 1 И последняя группа кадровых документов — Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений. К ним относятся: — трудовой договор (в силу ст.

67 ТК РФ заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя.

Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

При этом работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Особенности заключения, расторжения и изменения условий трудового договора предусмотрены ст. ст. 56 — 84.1 ТК РФ); — приказы по личному составу (формы утверждены Постановлением N 1. В их число входят приказы о приеме, переводе, увольнении и пр.); — личная карточка (заполняется на основании приказа о приеме на работу, трудового договора и документов, представленных работником в соответствии со ст.

65 ТК РФ: паспорта, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета и документов об образовании); — трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ установлено, что работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Порядок ведения и заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N 225); — документы для направления работника в командировку (в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

«Об особенностях направления работников в служебные командировки»

работники могут направляться в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Цель командировки определяется предпринимателем и указывается в служебном задании (форма N Т-10а).

Затем оформляется командировочное удостоверение (форма N Т-10), подтверждающее срок пребывания в командировке); — иные документы (заявления, объяснительные, акты и др.). ——————————— Форма N Т-2, утв. Постановлением N 1. Это далеко не полный перечень кадровых документов, предприниматель может разработать и иные.

Тем не менее большинство из перечисленных документов обязательны для составления в любой организации, в том числе для индивидуального предпринимателя.

О составлении приказов Если предприниматель решил не пользоваться унифицированными формами некоторых документов по учету труда и его оплате, утвержденными Постановлением N 1, или форма необходимого приказа не предусмотрена (например, при изменении биографических данных работника), рекомендуем придерживаться следующего порядка оформления. Составляя приказ, необходимо помнить об обязательных реквизитах, которые придадут ему юридическую силу. Состав реквизитов и правильность их оформления установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» .

——————————— Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Фамилию, имя и отчество работника необходимо указывать полностью, а наименование должности, специальности или профессии — в точном соответствии со штатным расписанием.

Формулировка приказа обязательно должна соответствовать формулировкам ТК РФ или иных федеральных законов, со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи. После подписания индивидуальным предпринимателем приказа его необходимо довести до сведения работника под роспись в течение трех дней с момента издания приказа. Что еще нужно сделать предпринимателю как работодателю?

Итак, вы приняли работника на работу. Заключили с ним трудовой договор, оформили необходимые документы (приказ, личную карточку и т. д.), заполнили трудовую книжку.

Раньше индивидуальный предприниматель, не применяющий специальные налоговые режимы, при выплатах в пользу физических лиц, работающих по трудовым договорам, становился плательщиком ЕСН.

С 2010 г. с принятием Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ

«О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»

ЕСН отменен и все предприниматели будут уплачивать страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС и ТФОМС. Когда индивидуальный предприниматель впервые принимает на работу сотрудников, ему необходимо в срок не позднее 10 дней со дня заключения с первым из нанимаемых работников трудового договора либо соответствующего гражданско-правового договора, согласно условиям которого страхователь обязан уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, зарегистрироваться в качестве страхователя в региональном отделении ФСС (филиале регионального отделения Фонда) по месту жительства. Этого требует Порядок регистрации в качестве страхователей юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц в исполнительных органах Фонда социального страхования Российской Федерации, утвержденный Постановлением ФСС РФ от 23.03.2004 N 27.

Для регистрации в качестве страхователя физическое лицо, зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, одновременно с заявлением предъявляет паспорт и представляет копии следующих документов: — свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя; — свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; — трудовых книжек нанимаемых им работников; — гражданско-правовых договоров при наличии в них условий о том, что страхователь обязан уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний за указанных лиц.

Зарегистрироваться нужно не только в ФСС, но и в ПФР. В соответствии с п. 21 Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации страхователей, производящих выплаты физическим лицам , физические лица — работодатели регистрируются в качестве страхователей в территориальных органах ПФР по месту своего жительства (в случае осуществления нотариусами, занимающимися частной практикой, деятельности не по месту их жительства — по месту осуществления этой деятельности) в срок не позднее 30 дней со дня заключения трудовых договоров. Для этого предприниматель должен представить вместе с заявлением копии следующих документов: — свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя или лицензии на осуществление определенных видов деятельности; — документов, удостоверяющих личность страхователя и подтверждающих регистрацию по месту жительства; — свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории РФ (при наличии); — документов, подтверждающих наличие у физического лица обязанности уплачивать страховые взносы на обязательное пенсионное страхование (трудовой договор, договор гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, авторский договор и др.).

——————————— Постановление Правления ПФР от 13.10.2008 N 296п

«Об утверждении Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Пенсионного фонда Российской Федерации страхователей, производящих выплаты физическим лицам»

. Поскольку своим работникам предприниматель будет оформлять полис обязательного медицинского страхования, ему необходимо встать на учет и в ТФОМС. На основании п. 10 Правил регистрации страхователей в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании работодатель в срок не позднее 30 дней с даты заключения трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются налоги в части, подлежащей зачислению в фонды ОМС, должен зарегистрироваться в качестве страхователя.

К заявлению на регистрацию индивидуальный предприниматель должен приложить копии: — трудового или гражданско-правового договора; — документов, удостоверяющих личность страхователя и его регистрацию по месту жительства. ——————————— Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.09.2005 N 570

«Об утверждении Правил регистрации страхователей в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании и формы свидетельства о регистрации страхователя в территориальном фонде обязательного медицинского страхования при обязательном медицинском страховании»

.

Ответственность предпринимателя В заключение статьи хотелось бы отметить, что государственный контроль и надзор за соблюдением трудового законодательства осуществляют Федеральная инспекция труда (Роструд) и ее территориальные подразделения. Первым делом при проведении проверок инспекторы запрашивают: — правила внутреннего трудового распорядка; — штатное расписание; — график отпусков; — должностные инструкции и инструкции по охране труда; — трудовые договоры; — разные приказы по личному составу. Но далеко не всегда инспекторы запрашивают все кадровые документы сразу.

Перечень необходимых документов для проведения контрольно-надзорных мероприятий определяется предметом проверки.

Пунктом 11 ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

установлено, что при проведении документарной проверки инспектор не вправе требовать у индивидуального предпринимателя сведения и документы, не относящиеся к предмету документарной проверки. Рекомендуем во избежание споров с контролирующими органами вести кадровую документацию надлежащим образом (своевременно оформлять трудовые договоры, приказы, делать записи в трудовых книжках, составлять график отпусков и пр.). Иначе инспекторы могут привлечь к ответственности по ст.

5.27 КоАП РФ и наложить на индивидуального предпринимателя административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб., а то и административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

В. П.Ющин Эксперт журнала «Отдел кадров Коммерческой организации» Подписано в печать 26.02.2010 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Налоговая отчетность ИП

В применении законодательного послабления предусмотрены ограничения. Так, обозначены лимиты по торговым площадям для обслуживания клиентов и покупателей. Если ИП, работает на ЕНВД — то лимит равен 150 квадратным метрам.

Для коммерсанта, приобретшего патент, еще меньше — всего 50 квадратных метров.Источник: https://baiksp.ru/ispolnitelnoe-proizvodstvo/kakie-zhurnaly-dolzhny-byt-u-ip-v-obyazatelnom-poryadke-2019 Поделиться: ЗаписиРубрики

  1. (1 036)
  2. (1 046)

Рубрики

  1. (1 036)
  2. (1 046)

ПопулярноеКонтактыг.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+