Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Заверить копию трудовой 2020

Заверить копию трудовой 2020

Заверить копию трудовой 2020

Частые ошибки

Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа. Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно. При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

  • Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
  • Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.
  • Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
  • Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий. Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
  • Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
  • Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ.

Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы.

Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.

Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить?

Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия.

Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.

Порядок заверения и изготовления копии следующий:

  1. Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом: адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
  2. обращение именуется «Заявлением»;
  3. указываются ФИО и должность работника;
  4. заявление подписывается работником собственноручно, указывается дата составления обращения.
  5. в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст. ТК (при этом работник не обязан указывать причину, а работодатель не вправе ею интересоваться, но, если сотрудник захочет указать, что «копия нужна для предоставления в банк», никто ему помешать не может);
  • Руководитель, рассмотрев заявление в срок не позднее 3-х дней, издает приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника (например, инспектора отдела кадров).
  • Уполномоченное лицо бесплатно изготавливает ксерокопии всех страниц трудовой книжки.

    При этом можно использовать любое копировальное оборудование, но дубликаты должны получаться разборчивыми, любые полосы, подчистки и исправления недопустимы.

    Особенно любят придираться к качеству документов банки и даже небольшая претензия может быть поводом для отказа в кредите.

  • Листы заверяют согласно требованиям унифицированных Правил Госстандарта и Указу ПВС 9779-X. Печать или штамп для удостоверения могут использоваться любые, по усмотрению руководителя организации, это законом не регулируется. Например, печать организации или отдела кадров, штамп канцелярии и др.

    Подробнее про печать — тут.

  • На последней странице копии делается запись «Работает по настоящее время». После нее (под ней) проставляется подпись сотрудника, оформляющего документ.

    Унифицированные правила Госстандарта раскрывают содержание реквизита «Подпись» в 3.22-м пункте: наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: «Копия верна. Старший инспектор отдела кадров Р.

    Д. Сидорова. Число. Подпись». Требования к реквизиту «Дата» содержатся в 3.11-м пункте: она записывается арабскими цифрами в последовательности день-месяц-год, разделяемой точками.

  • Листы нумеруются, скрепляются и изготовленная копия передается работнику.
  • Копия трудовой книжки заверенная работодателем — образец:

    Когда и кому нужна копия трудовой книжки в 2020 году

    Существует множество ситуаций, при возникновении которых Вам может понадобиться получить копию трудовой книжки. Стоит напомнить, что, согласно действующему законодательству Российской Федерации – никто не имеет право требовать от Вас предоставить этот документ (его оригинал), если Вы устроены официально, кроме Соцстраха.

    В остальных случаях – можно ограничиться заверенной копией, для получения которой сотруднику следует написать соответствующее письменное заявление руководству. При этом, в небольших организациях, считается допустимым и устный запрос. Выдать на руки заверенную копию трудовой сотруднику должны в течение 3 дней, после получения от него запроса.

    Сегодня рассматриваемая копия книжки может понадобится:

    1. при оформлении визы для поездки в другую страну;
    2. при оформлении различных льгот и пособий;
    3. при обращении в банк за кредитом;
    4. при устройстве на вторую/дополнительную работу или подработку.

    Кроме того, копия документа может понадобится при подаче резюме или в аналогичных ситуациях, где требуется подтвердить трудовой:

    • общий трудовой стаж;
    • уровень его дохода.
    • занимаемые лицом должности;
    • количество мест работы за всю жизнь;

    Вся эта информация может стать полезной при оформлении или списании .

    Проще говоря, копия может стать доказательством ответственности человека, что, например, очень важно при или возникновении судебных споров.

    Надеемся, что мы максимально полно ответили, как правильно заверить копию трудовой книжки своему работнику и зачем это нужно.

    Если же у Вас остались какие-то вопросы или Вы хотите спросить нас о сложившейся у Вас конкретной ситуации – пишите нам в чат или в форму обратной связи и получите бесплатную консультацию лучших специалистов в области права в Российской Федерации!
    Поставьте свою оценку:

    (4 оценок, среднее: 5,00 из 5)

    Загрузка.

    Рассказать о статье в социальных сетях: Твитнуть Поделиться Поделиться Отправить Класснуть

    Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2020

    Согласно новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

    Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2020) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

    Если образец заверенной копии трудовой книжки (2020) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

    Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году для сторонней организации:

    1. на документе ставится отметка «Верно»;
    2. указывается дата заверения;
    3. с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.
    4. указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;

    Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы.

    Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит.

    Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.

    Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, который работает по настоящее время (2020). Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю.

    Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой.

    На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа. Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.

    Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку. Образец заверения трудовой книжки с 2018 года для внутреннего документооборота компании:

    1. Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
    2. указывается запись «Верно»;
    3. дата заверения.

    Распространенные ошибки при заверении

    При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

    1. На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
    2. Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
    3. Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
    4. Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
    5. На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
    6. Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.
    7. Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.

    Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается.

    Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

    Последовательность действий работника

    Чтобы получить копию своей трудовой, сотруднику необходимо выполнить ряд действий:

    1. обратиться в отдел кадров;
    2. ожидать выдачи заверенного документа на протяжении установленного законодательством времени. Согласно п. 7 «Правил ведения трудовых книжек» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225), копию необходимо выдать на протяжении 3 дней с момента подачи работником заявления.
    3. написать заявление с просьбой выдать копию документа; его обычно пишут на имя руководителя или начальника отдела кадров;

    Руководство организации не имеет права отказать сотруднику в оформлении копии ни при каких обстоятельствах.

    Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

    До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией.

    Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку.

    Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его. Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает. Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут.
    Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку.

    Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

    Услуги нотариуса всегда платные.

    Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

    Для чего нужно заверять трудовую книжку

    Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:

    1. Взыскание долга с зарплаты заемщика.
    2. Установление, часто ли человек меняет места работы.
    3. Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
    4. Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.
    5. Подтверждение информации, изложенной в анкете.
    6. Подтверждение источника дохода заемщика.

    Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта.

    Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет.

    Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД.

    Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы. Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник.

    Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.

    Где можно заверить документ

    Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения , а отдел кадров отсутствует.

    В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть . Отказать в этом ему не имеют права.

    В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку.

    Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

    Изготовление и заверение

    Для придания копиям юридической силы существует заверительная форма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (см. ссылку base.garant.ru ). Ключевое слово «ВЕРНО» в любом склонении должно быть подтверждено подписью должностного лица с расшифровкой фамилии и проставленными инициалами.Важно!

    Не допускается двухсторонняя печать. Две страницы книжки располагаются на листе формата А4. Количество таких листов соответствует объему данных.Особое значение имеет качество печати.

    Оно должно быть хорошо читаемым, без разводов и лишних знаков.

    Неизменный масштаб – 100%. Печатание сканированных документов не приветствуется. Если по какой — то причине нет возможности автоматического копирования, то информация из документа печатается вручную и заверяется. Для изготовления ксерокопии ТК работающего гражданина после последней записи в следующей строке с указанием даты делается приписка «работает по настоящее время».
    Для изготовления ксерокопии ТК работающего гражданина после последней записи в следующей строке с указанием даты делается приписка «работает по настоящее время».

    Номер записи соответственно ставится следующий.

    Далее должность, фамилия, инициалы заверяющего, печать организации. И основная отметка «копия верна». Если страниц несколько, то на каждой странице — «копия верна», подпись, фамилия, печать.

    Особое внимание уделяется печати.

    Она ставится таким образом, чтобы, находясь на листе, захватывала скопированный участок страницы книжки. Образец:Образец правильно заверенной ксерокопииВнимание!

    Файл запрещено использовать как документ. Он служит для ознакомительных целейС 1 июля 2018 года становится обязательным указание места нахождения оригинала документа.

    То есть перечисление реквизитов предприятия, выдавшего копию документа. Поэтому уместно изготавливать запрошенный документ на фирменном бланке организации.Схематично расположение записей выглядит так:Схема заверения ТКЧетыре страницы трудовой тоже помещаются на одном листе.

    Но ГОСТом предусмотрено на двух. Экономия бумаги в данном случае может сослужить плохую службу, и документ признают недействительным.Все листы пронумеровывают, т.к. их количество не совпадет с указанными страницами в скопированном документе.

    Прошивают нитками с левого края.Узелок ниток с обратной стороны заклеивают небольшой полоской бумаги. Ставится печать с захватом полоски, которой заклеен узел из ниток. Указывается прописью количество прошитых листов и подпись исполнителя, уже без расшифровки.

    Новые правила заверения копии трудовой книжки в 2020 году

    Трудовая книжка является основным подтверждением стажа человека и его трудоустройства.

    Поэтому она нередко требуется гражданам. Но по трудовому законодательству, если человек официально устроен на работу, книжка должна храниться в организации.

    И получить на руки ее можно только в случае, если она вам требуется для предъявления в Соцстрах. Во всех остальных случаях работодатель обязан выдать заверенную копию книжки.

    Я, как предприниматель, достаточно часто заполняю такой документ для своих подчиненных. И в этой статье я расскажу вам, какие обязательные требования существуют при оформлении данной копии.

    Порядок заверения

    Есть два способа правильно заверить копию трудовой книжки, и ими можно пользоваться на своё усмотрение:

    1. заверение копии каждого листа трудовой книжки;
    2. заверение копии только одного листа после того, как все копии сшиты вместе.

    Если выбран второй вариант, при сшивании копий необходимо указать на каждой номер страницы.

    При утрате хотя бы одной из страниц (или если они не прошиты) заверенная копия книжки будет недействительна. Если копии сделаны с двух сторон, заверять нужно каждую из них.

    Изображение на копии должно быть контрастно, хорошо читаемо. Оттиск печати организации при этом должен задевать хотя бы частично саму копию — штамп, проставленный на белом поле листа, не будет считаться действительным. таков. Нужно:

    1. указать должность, фамилию и инициалы должностного лица;
    2. поставить личную подпись;
    3. написать «Копия верна» или же «Верно» (на усмотрение заверяющего сотрудника; обычно пользуются одной формулировкой для всех случаев, иногда для этой надписи производится специальная печать);
    4. поставить печать организации;
    5. указать дату.

    При выдаче заверенной копии на руки для предоставления в какую-либо организацию последняя запись должна содержать информацию о том, где трудится работник сейчас («Работает по настоящее время», дата, подпись должностного лица, печать).

    В 2020 году действует новый ГОСТ, предписывающий делать ещё одну надпись на копии книжки, — указывать, в какой именно организации хранится оригинал (например, «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Тензор» в деле № 23 за 2020 год», дата, подпись должностного лица, штамп).

    Это правило действует в случае, если копия требуется для предоставления в стороннюю организацию. Образец такого заполнения можно увидеть на иллюстрации: ИЛЛЮСТРАЦИЯ Согласно ст. № 62 ТК РФ, заверенная копия трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в течение 3-х дней с момента требования.

    На крупных предприятиях обращаться за выдачей копии необходимо заявлением, в небольших фирмах порой достаточно устной просьбы. Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом строго не определён. Она становится недействительной в тот момент, когда данные, указанные в книжке, меняются (например, человек увольняется или переводится на новую должность).

    Тем не менее, организация, затребовавшая копию, по закону имеет право установить срок действия предоставляемых документов на своё усмотрение.

    Общая вводная информация

    Каждому работодателю известно, что трудовые книжки его работников должны храниться у него, а сам он несёт ответственность за их сохранность. При этом, согласно информации, установленной в 62 статье Трудового кодекса Российской Федерации – работодатель может предоставить по запросу сотрудника оригинал книжки лишь в случае, если документ требуется сотрудникам Соцстраха, которые, в свою очередь – обязаны вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 суток после её получения.

    Таким образом, во всех остальных случаях – работодатель выдаёт выписку книжки или копию данного документа. Если же книжка будет утеряна или испорчена, работодатель выдаёт сотруднику её дубликат с соответствующей записью и всеми сведениями, содержащимися в утраченном безвозвратно оригинале.

    Конечно, иногда довольно сложно восстановить записи, сделанные другими работодателями, ведь для внесения подобной информации необходимо присутствие документов, подтверждающих их и всё, что остаётся – это зафиксировать общий трудовой стаж. Несоблюдение правил хранения, установленных действующим законодательством, документов – организацию и работодателя, в частности, может ждать штраф, размер которого на сегодняшний день составляет сумму:

    1. не более 5 000 российских рублей – для работодателя;
    2. от 30 000 до 50 000 российских рублей – для организации.

    А потому, согласно требованиям законодателя – для надлежащего хранения документов своих сотрудников, работодатель должен иметь сейф.

    Без заявления — никаких документов

    Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина. Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно , человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде.

    Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.

    В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

    Особенности и новые правила заверения в 2020 году

    Теперь, давайте рассмотрим актуальный порядок действий при заверении копии трудовой, который начинает действовать с 1 июня 2020 года.

    Кроме всего вышеперечисленного, работодателю нужно проставлять ещё одну запись, которая содержит сведения о фактическом месте хранения оригинала копии выдаваемого документа! Без этой записи копия будет считаться недействительной! Заверитель может указать в качестве места хранения обычный сейф, располагающийся в отделе кадров или же номер , в котором собраны для хранения все документы работника.

    Рассматриваемая надпись проставляется в одном месте, а именно – на странице настоящего работодателя (там, где он указывает, что данное лицо до сих пор является сотрудником его организации).

    Как заверять копию трудовой книжки с 2018 года

    С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

    Запись может выглядеть следующим образом:

    «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)»

    .

    Как правильно должно быть оформлено заверение?

    Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

    Печать

    Как известно, с 7 апреля 2020 ООО и АО не обязаны иметь печать. В связи с этим печать организации ставится при наличии.

    Если печать есть, проставление печати обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.

    проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» — «Место печати». (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016)Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

    https://youtu.be/XBRwGUSu0UY

    Новый ГОСТ и новые правила заверения документов

    В все чаще стали поступать вопросы: где почитать Приказ Роструда от 25 мая 2017 г.

    435 ст, в котором описан новый порядок заверения документов, в том числе и основной головной боли всех кадровых специалистов — трудовых книжек (ТК). На самом деле требуется уточнение — приказ с этим номером выпустил, конечно же, не Роструд, а Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), а Роструд этот документ прокомментировал, то есть существует определенная путаница в понятиях.

    Итак, интересующий нас Приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст ввел в действие новый ГОСТ по документообороту в организациях. Документ достаточно объемный и касается:

    1. постановлений, распоряжений и приказов;
    2. уставов и положений;
    3. договоров, актов и писем;
    4. справок, а также других документов, в том числе включенных в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).
    5. решений и протоколов;
    6. правил, инструкций и регламентов;

    Но нас прежде всего интересует, как заверить трудовую по новому ГОСТу.

    По новому ГОСТу (п. 5.26), если выдается для предоставления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинник. В частности, необходимо уточнить наименование организации, номер дела и год.

    Стоит отметить, что писать многострадальное «Верно» вовсе не обязательно, теперь разрешено использовать штамп «Верно» по новому ГОСТу, который можно заказать либо в специальной фирме или набрать его самостоятельно. Но не во всех компаниях официальные бумаги хранятся в номенклатурных делах, у многих — в сейфах.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +